Beschwerden, Entschuldigungen und Zahlungsaufforderungen

Inhalt:

  1.     Beschwerden und Entschuldigungen
  2.     Zahlungsaufforderungen

8.1.   Erste Mahnung

8.2..  Zweite Mahnung

8.3..  Dritte Mahnung

8.4.   Letzte Mahnung

   7.  Beschwerden und Entschuldigungen

Die meisten von uns tun ihr bestes für ihre Kunden. Doch müssen wir ab und

zu auf Beschwerden antworten. Die häufigsten Gründe dafür sind:

  • Fehlerhafte Lieferung
  • Schlechter Service
  • Nicht zufriedenstellende Produktqualität
  • Beschädigungen des Produkts
  • Preis ist höher als vereinbart

 

Tipps:


   a)  Der Kunde ist König.

       Aber er hat nicht immer recht. 
       Dann muss man annehmen, dass er recht haben könnte.

   b)  Beschwerden soll man schnell nachgehen und bearbeiten! 
       Wenn Sie nicht zeitnah ausführlich auf eine Beschwerde reagieren, 
       immer erklären, dass eine detailierte Antwort folgt.
   c)  Ist eine Beschwerde nicht gerechtfertigt, teilen Sie dies dem Kunden höflich mit, 
       damit er sich nicht beleidigt fühlt.

   d)  Trägt Ihre Firma die Schuld, dies immer Ihrerseits zugeben und eine Entschuldigung aussprechen! 
       Versichern Sie dem Kunden, den Fehler zu beheben!

   e)  Den/Die Mitarbeiter nicht für die Fehler verantwortlich machen, weil letzlich die Firma 
       die Gesamtverantwortung dafür übernehmen muss..

   f)  Immer dem Kunden dafür danken, dass er auf den Fehler hingewiesen hat!

Beispiel Beschwerde-Brief

Source: www.pinterest.com

    8.   Zahlungsaufforderungen

     8.1.    Erste Mahnung

Im englischsprachigen Raum soll die erste Mahnung den Kunden zur Zahlung der Rechnung bewegen,

ohne der jeweiligen Geschäftsbeziehung zu schaden..

 

       Beispiel;

        Dear Sir/Madam;

        Based on your order from …we sent you the goods ordered by you via the freight forwarder…
        Our terms of payment provided that the invoice was to be paid within…days.
        Unfortunately, we have not received your payment to date.
        We urge you to pay the open amount invoiced at your earliest convenience and   
        to then send us a confirmation of payment.
        Yours faithfully
        (Name)

     8.2.   Zweite Mahnung

Die zweite Mahnung sendet man erst, nachdem der Kunde ausreichend Zeit hatte,

die Rechnung zu bezahlen. In der Regel liegen zwischen beiden zehn Tage.

 

         Beispiel;

        Dear Sir/Madam

        As we have not received a reply to our email of 20 March requesting settlement   
        of account number 461, we are writing again to remind you that the amount still           
        owing is € 103.67.
        We must insist on payment by 15 April. Should the deadline not be met, we will    
        be forced to change our terms of payment.
        Yours faithfully

     8.3.   Dritte Mahnung

Die dritte Mahnung folgt, wenn der Kunde weiterhin nicht gezahlt und

keine Erklärung dazu abgegeben hat.

 

     Bestandteile;

      • Beschreiben Sie die bisherigen Schritte.
      • Geben Sie dem Kunden eine letzte Gelegenheit, die Rechnung zu begleichen.
      • Nennen Sie eine realistische Frist!                                      .
      • Machen Sie deutlich, dass Sie fair sind.
      • Beschreiben Sie was geschieht, wenn Ihr Zahlungsaufruf unbeachtet bleibt.

 

Beispiel;

            Dear Sir/Madam

            We are surprised to not have heard from you in response to our two emails of 5   
            and 31 March reminding you of the balance of € 103.67 still owing.
            We are especially grieved by the failure to clear the account or to even provide     
            an explanation as we have had satisfactory dealings with you in the past.
            Given the circumstances, we have to notify you that unless we receive a message from you 
            within seven days, we must consider the further steps we should take to obtain payment.
            Yours faithfully
            (Name)

      8.4.   Letzte Mahnung

Wurden alle vorangegangenen Mahnungen nicht berücksichtigt, dann müssen

Sie annehmen, dass der Kunde entweder nicht zahlen will oder nicht kann.  

Jetzt ist es Zeit für eine letzte Mahnung als Warnung!

 

      Beispiel;

            Dear Sir/Madam
            We are surprised to not have heard from you in response to our e-mail of 
            6 June regarding the long overdue payment of € 103.67 to our account.
            Even though our dealings have been satisfactory for many years, we cannot         
            allow the balance to be owing indefinitely.
            Unless the amount is remitted or a satisfactory explanation is provided by the       
            end of June, we shall have no choice but to pass this matter on to our solicitors.
            Yours faithfully

              Nützliche Phrasen;

      • As we would regret losing you as a valued customer, …
      • Despite the reminder sent on… and …

 


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